Einfache Rechnungsbearbeitung dank Steuervereinfachungsgesetz
Rechnungsdaten in beliebigen elektronischen Formaten verarbeiten, ohne
eine qualifizierte digitale Signatur oder an einem EDI-Verfahren teilzunehmen.
Seit mehr als einem Jahr, wurde das Steuervereinfachungsgesetz vom Bundestag beschlossen. Jetzt hat das Bundesfinanzministeriums ein Schreiben aufgesetzt, indem es genau beschreibt, was unter einer elektronischen Rechnungsstellung zu verstehen ist. Die vereinfachten Regeln gelten rückwirkend zum 1. Juli 2011 und verzichten auf die aufwendige qualifizierte Signatur oder auf die Verwendung des EDI-Verfahren für die Gültigkeitsprüfung einer elektronischen Rechnung. Demnach sind nur noch die qualifizierte Signatur oder das EDI-Verfahren Beispiele für Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung gewährleisten.
Demnach kann der Rechnungsaussteller frei entscheiden, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt. Elektronische Rechnungen können z.B. per EDI-Verfahren, E-Mail, DeMail, FTP oder Web-Download zur Verfügung gestellt werden.
Mit dem Schreiben vom 2. Juli 2012 begründet das Bundesfinanzministeriums, dass für den Vorsteuerabzug fortan ein innerbetriebliches Kontrollverfahren genüge.
Dabei sollte das Kontrollverfahren eine verlässliche Prüfung zwischen Rechnung und Leistung gewährleisten. Hierzu ist eine Software zur elektronischen Rechnungsbearbeitung ideal geeignet. Unter anderem werden diese Kontrollverfahren bereits seit Jahren im Produkt Djinvoice (Fa. Komm-Kontroll GmbH) benutzt um Massenrechnungen z.B. aus dem TK-Bereich, Leasing, Tankkarten, Kreditkarten und Hardware erfolgreich zu prüfen. Die besondere Rechnungs- und Plausibilitätskontrolle erlaubt eine automatisierte Prüfung der Rechnungsdaten bis aus Positionsebene. Die Folge ist eine effektive Vertragsprüfung für das Unternehmen.
Dennoch müssen alle weiteren erforderlichen Angaben in der Rechnung nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG enthalten sein (richtige Leistung, richtiger Rechnungsabsender, richtiges Entgelt, richtiger Rechnungsempfänger, eindeutige Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Steuernummer oder UStId-Nr.).
Zudem muss eine elektronische Rechnung auch lesbar sein. Rechnungsdaten, die per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten oder anderen strukturierten elektronischen Nachrichtenformen übermittelt werden, sind in ihrem Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung.
Bei dem Aufbewahrungszeitraum ändert sich nichts. Egal ob es sich um Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen handelt, sie müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Dabei muss während der gesamten Zeit die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein.
Verletzt der Unternehmer seine Aufbewahrungspflichten nach § 14b UStG, kann dies als eine Ordnungswidrigkeit geahndet werden, aber der Vorsteuerabzug bleibt dennoch bestehen.
Firmeninformationen:
Die Firma Komm-Kontroll beschäftigt sich seit über 20 Jahren mit dem Optimieren von Business Prozessen und ist eine der führenden Firmen im Bereich der elektronischen Rechnungsverarbeitung.
Hierzu entwickeln und vertreiben wir Software für den automatisierten Dokumentenaustausch von Businessdaten wie z.B. Rechnungen, Bestellungen, Aufträge oder Lieferscheine.
Ganz besonders widmen wir uns dabei dem Thema der elektronischen Rechnungsbearbeitung von Eingangsrechnungen für mittelständische und große Unternehmen.
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Die 1988 gegründete Komm-Kontroll GmbH ist mit Standort in Hamburg seit über 20 Jahren eine der führenden Softwarehersteller im Bereich der elektronischen Rechnungsverarbeitung und Datenautomation. In dieser Zeit haben wir viele mittelständische und große Unternehmen für unsere Lösungen begeistert. Spezialisiert haben wir uns auf die elektronische Rechnungsverarbeitung und den automatisierten Dokumentenaustausch von Businessdaten, wie z.B. Rechnungen, Bestellungen, Aufträgen oder Lieferscheinen für mittelständische und große Unternehmen.
Kontakt:
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